Tổ Chức Sự Kiện Là Gì? Quy trình - Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện

0932 004 880

Tổ chức sự kiện là gì ?

Xây dựng lập kế hoạch tổ chức sự kiện như thế nào ?

Kỹ năng quy trình tổ chức sự kiện là gì? 

Ngành dịch vụ tổ chức sự kiện đã không ngừng phát triển khẳng định được vị thế trong ngành dịch vụ. Thu hút rất nhiều giới trẻ có sức trẻ năng động, theo đuổi đam mê và đầy sáng tạo. 

Và đối với một số bạn mới những bước đầu tìm hiểu bạn sẽ có khái niệm tổ chức sự kiện rất mơ hồ và chưa đầy đủ mọi thông tin.

Bài viết hôm nay mình sẽ cung cấp cho bạn thêm một khối kiến thức về ngành tổ chức sự kiện nhé.

1. Tổ Chức Sự Kiện Là Gì ?

Vậy theo bạn hiểu tổ chức sự kiện là gì. Để giải thích về câu hỏi này mình sẽ chia ra thành 2 ý để giải thích đó là khái niệm sự kiện, và khái niệm tổ chức sự kiện.

Tổ chức sự kiện là gì

Tổ chức sự kiện là gì

Khái niệm sự kiện: 

Khái niệm sự kiện

Khái niệm sự kiện

 

✻ ✻ Xem thêm: Cho thuê máy tính laptop số lượng lớn chạy các sự kiện tại TPHCM

Sự kiện còn được mọi người trong ngành gọi là Event, là các hoạt động sự việc xảy ra có ý nghĩa quan trọng tại thời điểm và địa điểm nhất định. Được các phương tiện truyền thông đưa tin, tập trung nguồn lực sáng tạo ý tưởng tạo sự chú ý và quan tâm của các người tham gia nhằm truyền đạt đến mọi người một thông điệp riêng cho mỗi hoạt động.

Đây có thể là các hoạt động được truyền thông quan tâm như World Cup, Sea game, Cuộc thi hoa hậu, Cuộc thi âm nhạc, game show,… hoặc cũng có thể là những hoạt động mang ý nghĩa cá nhân và hoạt động thương mại như: hội thảo, hội nghị khách hàng, tổ chức các lớp dạy học, đào tại nhân sự, các cuộc thi bằng lái xe, thì các tiếng ngôn ngữ, lễ khai giảng – tổng kết, Prom,…

Khái niệm tổ chức sự kiện:

Khái niệm tổ chức sự kiện

Khái niệm tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện hay còn được gọi là tổ chức Event là các hoạt động được tổ chức thông qua các hội nghị hội thảo trong lĩnh vực kinh doanh, thương mại, giải trí, xã hội, văn hóa, nhằm truyền đạt những thông điệp mà người tổ chức sự kiện muốn truyền đến khách hàng của họ.

Các đơn vị tổ chức sự kiện sẽ lên ý tưởng, sáng tạo mới mẽ và lên kế hoạch chi tiết, thực hiện theo đúng tiến độ và kế hoạch đề ra một cách chu toàn nhất.

Tổ chức sự kiện bao gồm những gì ? 

Tổ chức sự kiện bao gồm những gì

Tổ chức sự kiện bao gồm những gì

  • Conferences: Các buổi Hội thảo
  • Conventions: Các buổi Hội nghị
  • Bussiness event: Các sự kiện trong lĩnh vực kinh doanh
  • Fundraising events: Các sự kiện mục đích gây quỹ từ thiện
  • Corporate events: Các sự kiện doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, tất niên, bổ cập kiến thức nhân sự, tri ân khách hàng, hội nghị khách hàng…
  • Trade fairs: Các hội chợ thương mại
  • Exhibitions: Các hoạt động triển lãm
  • Entertainment events: Các sự kiện giải trí
  • Concerts/live performances: Các buổi đêm hòa nhạc biểu diễn trực tiếp,,..
  • Government events: Các sự kiện của cơ quan nhà nước như hội nghị quốc hội, hội nghị trung ưng đảng,…
  • Festive events: Lễ hội, liên hoan, Festive,…
  • Meetings: Các buổi gặp gỡ giao lưu,…
  • Workshops: Sự kiện Bán hàng
  • Seminars: Các buổi hội thảo chuyên môn
  • Promotional events: Sự kiện kết hợp xúc tiến thương mại và khuyến mãi
  • Brand and product launches: Sự kiện thương hiệu, sản phẩm…
  • Social and cultural events: Sự kiện về văn hoá, xã hội
  • Sporting events: Sự kiện trong thể thao
  • Marketing events: Các sự kiện liên quan tới marketing

Tổ chức sự kiện cần những gì ? Những việc phải làm để tổ chức sự kiện ?

-Khả năng sáng tạo ý tưởng kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng luôn là điều rất quan trọng nhất trong ngành tổ chức sự kiện. Rất nhiều sự kiện được tổ chức và diễn ra không thể nào cứ rập khuôn và mỗi một phong cách tổ chức được, có thể phong cách này phù hợp với thông điệp này nhưng lại không phù hợp với thông điệp khác. Nên đòi hỏi người tổ chức sự kiện phải luôn sáng tạo cập nhật xu hướng mới nhất.

-Ngành tổ chức sự kiện này đòi hỏi người thực hiện phải có tinh thần thép chịu sức ép tương đối lớn bởi sự chi phối của tiến độ kế hoạch thực hiện, nhưng phải luôn năng động sáng tạo mang đến những điều thú hút và thú vị. Nhưng nếu bạn làm thời gian dài với công việc này chắc chắn bạn sẽ được rất nhiều kinh nghiệm.

-Người làm tổ chức sự kiện có khả năng làm việc nhóm cao, phối hợp công việc nhịp nhàng với đồng đội, nhằm đảm bảo đúng mục tiêu đề ra của sự kiện.

-Do đặc tính của ngành dịch vụ nên bạn phải có kỹ năng giao tiếp tốt, thái độ luôn vui tươi lạc quan để có tinh thần sáng tạo và làm việc

Vai trò của tổ chức sự kiện

Vai trò của tổ chức sự kiện

Vai trò của tổ chức sự kiện

Các hoạt động tổ chức sự kiện mục tiêu chủ yếu tìm kiếm gia tăng thêm nguồn khách hàng, các hoạt động quảng bá nâng cao uy tín thương hiệu, kế hoạch tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm mới. Thu hút thêm nhiều sự quan tâm của công chúng và các đối tượng khách hàng mục tiêu mà hoạt động muốn đạt được.

Bên cạnh tổ chức sự kiện còn là một công cụ rất quang trọng trong việc quảng bá sản phầm thương hiệu cho một tập đoàn hay một doanh nghiệp công ty. Thúc đẩy doanh số bán hàng, nếu hoạt động sự kiện thành công thì chắc hẳn sẽ là bước đẩy thành công thương hiệu, nhưng nếu ngược lại hoạt động của bạn không thành công sẽ dẫn đến những hệ quả khôn lường ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động kinh doanh và tên tuổi thương hiệu.

2. Xây dựng lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Để lập kế hoạch tổ chức hội nghị và lập kế hoạch tổ chức hội thảo, lên kế hoạch tổ chức sự kiện bạn cần tham khảo những điều dưới đây

  • Xác định mục đích của hoạt động

Bạn cần xác định rỏ ràng mục đích mà hoạt động cần tổ chức là gì để bạn lên ý tưởng đúng chủ đề và chính xác từ khâu sáng tạo ý tưởng cho đến khi hoàn thành.

  • Xác định những mục tiêu đưa ra và cần đạt được

Bạn cần đề ra những mục tiêu mông muốn của hoạt động như: tìm kiếm thêm nguồn khách hàng, gia tăng doanh số, truyền bá thương hiệu, mở rộng mối quan hệ, mở rộng thị trường,…

  • Xác định phân khúc khách hành mục tiêu

Hoạt động tổ chức sự kiện của bạn thành công hay không là tùy thuộc vào số lượng khách hàng, do đó bạn phải xác định đúng đối tượng khách hàng mà của hoạt động là gì để đem lại những khách hàng tiềm năng. Sự kiện của bạn dù tổ chức hoành tráng đến đâu quy mô đến đâu nhưng sẽ trở nên vô nghĩa nếu bạn không xác định đúng đối tượng khách hàng mà hoạt động đang mong muốn. Vì thế bạn phải cần xác định rỏ phân khúc khách hàng mục tiêu để sự kiện được diễn ra đem lại hiệu quả cao.

  • Xây dựng thông điệp

Sáng tạo thông điệp sự kiện mà đơn vị tổ chức muốn truyền đạt đến các đối tượng khách mời tham gia.

  • Xác định thời gian – địa điểm tổ chức

Sau khi bạn xác định mục đích hoạt động, mục tiêu hoạt động và sáng tạo thông điệp xong. Bước tiếp đến bạn cần làm là xác định thời gian tổ chức và địa điểm phù hợp với hoạt động.

  • Thông kê ngân sách

Giúp bạn tổ chức hoạt động phù hợp với ngân sách tránh tình trạng lãng phí mà lại không mang đến hiệu quả cho hoạt động.

  • Check list timeline

Thiết lập hệ thống thời gian phân bỏ công việc theo từng hạng mục, và thời lượng chương trình. Để quá trình làm việc diễn ra suôn sẻ tránh tình trạng thiếu sót chậm trễ kế hoạch dẫn đến những hậu quả không may

  • Đo lường báo cáo kết quả hoạt động

Báo cáo thống kê dựa trên những mục tiêu đề ra của hoạt động, từ đó bạn sẽ biết được sự kiện có thành công hay không

3. Các bước quy trình tổ chức sự kiện

Các bước quy trình tổ chức sự kiện

Các bước quy trình tổ chức sự kiện

Một chương trình được diễn ra gồm 8 bước quy trình tổ chức sự kiện

Bước 1: Xác định mục tiêu của sự kiện

Để có thể tổ chức một chương trình sự kiện việc đầu tiên bạn nên làm đó là thiết lập mục tiêu của hoạt động sắp được diễn ra. Có 2 loại mục tiêu:

Mục tiêu hữu hình là các giá trị hữu hình mà chương trình mang đến cho khách hàng. Có thể đó là những sản phẩm của doanh nghiệp mà bạn đang làm chương trình.

Mục tiêu vô hình: là mang lại sự hài lòng đến khách hàng. sự gắn kết tinh thần vui vẻ, sự hiểu biết,…

Bước 2: Lập EKIP tổ chức sự kiện

Một sự chương trình sự kiện được diễn ra với rất nhiều công đoạn không thể nào một người có thể thực hiện được tất cả các điều đó, mà cần cả một ekip có chuyên môn cao, hoạt động ăn ý, nổ lực làm và xử lý công việc nhanh chóng.

Bước 3: Chọn thời gian tổ chức sự kiện

Có 2 sự kiện phổ biến thông thường:

Sự kiện thường niên: là những chương trình sự kiện đã được định ngày hàng năm không thay đổi như: Sinh nhật công ty, ngày Nhà Giáo Việt Nam, ngày thành lập trường, Giáng Sinh, Tết Trung Thu, Tết Nguyên Đán,..

Sự kiện mới: là những sự kiện được diễn ra không báo trước hoặc lâu lâu mới tổ chức như: Hội nghị hội thảo khách hàng, Ra mắt sản phẩm mới,… Đối với các hoạt động sự kiện mới này sẽ là một vấn đề khó để bạn có thể chọn ra một ngày phù hợp.

Bước 4: Chọn chủ đề sự kiện

Muốn sự kiện được nổi bật và thu hút nhiều khách quan tâm tham dự, bạn phải có một chủ đề chương trình hấp dẫn, hợp chủ đề có xu hướng mới. Giúp bạn định hướng được kế hoạch và quá trình thực hiện sự kiện truyền thông.

Đặt tên cho sự kiện – Tạo khẩu hiệu – Thiết kế logo

Bước 5: Tạo kế hoạch tổ chức tổng thể

  • Địa điểm tổ chức, hậu cần & quản lý (hợp đồng, giấy phép, bảo hiểm, v.v.)
  • Người dẫn chương trình
  • Hoạt động bổ sung/ Giải trí
  • Truyền thông/ Quảng cáo
  • Đăng ký (trực tuyến, thanh toán và theo dõi; đăng nhập tại chỗ, v.v.)
  • Nhà tài trợ/ đối tác

Bước 6: Đặt dịch vụ và chuẩn bị

  • Chuẩn các bị tài liệu hoạt động
  • Trang trí sân khấu
  • Banner, backdrop
  • Trang trí Cổng chào
  • Thuê MC, PG/PB, nhân sự tổ chức
  • Thuê phông, bạt sự kiện, dù sự kiện
  • Bàn ghế, laptop, máy chiếu

Bước 7: Tiến hành tổ chức sự kiện

Trước khi thực hiện bước này bạn nên khảo sát ý kiến của chủ hoạt động chương trình xem họ có hài lòng vần cần chỉnh sửa chổ nào không phù hợp không. Rà soát lại tất cả các khâu đảm bảo rằng mọi thứ đã sẵn sàng để tiến hành chạy chương trình.

Mỗi khâu đã được chuẩn bị hoàn tất và sự kiện hoàn thành thành công hay không là tùy thuộc vào người quản lý tổ chức sự kiện.

Khi tiến hành chạy chương trình mọi người cần phối hợp nhịp nhàng với nhau để thực hiện công việc nhịp nhàng, hoàn tất theo đúng timeline đã được đề ra.

Bước 8: Hậu của sự kiện

Sau khi tất cả đã được chạy và chương trình có thành công hay không, bạn nên gửi đến cho những người tham gia sự kiện phiếu đánh giá. Và từ đó nếu có xảy ra sơ suất thì rút kinh nghiệm khắc phục tình trạng cho lần sau.

 

kỹ năng tổ chức sự kiện

Kỹ năng tổ chức sự kiện

3.1 Kỹ năng tổ chức sự kiện

  • Kỹ năng đầu tiên là phải luôn lắng nghe trong mọi tình huống.
  • Kỹ năng lập kế hoạch
  • Kỹ năng quản lý thời gian
  • Kỹ năng quản lý và tổ chức sự kiện
  • Kỹ năng sáng tạo
  • Kỹ năng đạo diễn sân khấu
  • Hiểu biết về Marketing và hiểu biết về nghệ thuật
  • Kỹ năng làm việc nhóm

Bài viết bên trên mình vừa chia sẻ cho các bạn biết mọi thông tin cần thiết khi mới đặt chân vào ngành tổ chức sự kiên với những câu hỏi: Tổ chức sự kiện là gì ? Xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện như thế nào ? Kỹ năng quy trình tổ chức sự kiện là gì?  Tổ chức sự kiện bao gồm những gì ? Tổ chức sự kiện cần những gì ? Những việc phải làm để tổ chức sự kiện ?

Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn bổ cập thêm một số kiến thức cần thiết về ngành mà bạn đang tìm hiểu. Cảm ơn các bạn đã quan tâm bài viết của mình nhé !